为贯彻落实学校2026年“数智赋能建设年”工作部署，财务处以“财务报销一件事”为切入点，现正式上线差旅报销无纸化功能。广大师生可在线完成差旅费报销单据提交和审批流转，无需打印纸质报销单据、无需现场投递。现将有关事项和操作流程说明如下。
一、差旅报销无纸化适用情况
适用范围：市内外出差等情形均可使用；适用费用类型：飞机、列车、网约车及住宿等产生的费用。请注意，报销票据需为航空运输电子客票行程单等电子票据。纸质票据经扫描、拍照形成的图片不属于电子票据，暂不作为无纸化票据使用。
二、报销注意事项
（一）信息填报应真实准确。出差事由、起止时间、出差地点、出行人员、票据信息等应与实际行程及附件材料保持一致。
（二）票据勾选应对应本次行程。请勿误选、漏选或混选其他行程票据；票据与行程不一致的，可能导致退回修改。
（三）费用报销应按规定据实办理。系统自动测算伙食补助、交通补助等金额后，报销人应结合实际情况和学校差旅费管理规定认真核对；需调整的，按页面提示修改后保存。
（四）附件上传应清晰完整。涉及会议、培训、调研等事项的，应按要求上传能够证明出差事项的通知、审批、邀请或相关说明材料。
（五）审批人员应按规定选择。涉及项目负责人、部门负责人等特殊情形的，应按本指南相关提示自行选择相应审批人员，避免因审批流选择不当影响办理进度。
三、操作步骤
基本流程为：登录财务系统→进入“差旅”模块→填写出差信息→选择经费项目→选择出行人员及职称职级→勾选电子票据→确认行程及补贴→据实上传其他票据及附件→选择支付方式→提交线上审批。
以下操作以铁路电子客票报销为例，其他交通方式可参照填报。
（一）进入差旅报销模块
1. 自学校财务系统进入智慧报销入口（图1）。电脑端可通过财务处网站—财务网上办事大厅—智慧报销进入；手机端可通过企业微信—工作台—财务信息平台—智慧报销进入。
2. 在功能入口中选择“差旅”（图2），进入差旅报销填报页面。
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| 图1 |
图2 |
（二）填写报销基本信息
3. 填写出差事由（图3）。在单据主页面填写出差事由，出差事由为必填项。建议按照“出差人员+出差地点+出差事项”的方式填写，例如：“张三赴××地参加××会议”“李四赴××地开展××项目调研”等。
4. 选择经费项目（图4）。点击“添加项目（第一步）”，选择本次差旅报销对应的经费项目。
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| 图3 |
图4 |
（三）填写出行信息
5. 点击创建行程单，选择出行人员，并选择职称职级（图5、图6）。职称职级信息将作为系统判断相关报销标准的重要依据，请按实际情况选择。
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| 图5 |
图6 |
6. 出行人员选择完毕后，点击添加交通票据上传出行产生的票据（图7），按出行方式分为汽车票及火车票等，点选相应类别后，点击上传或勾选已上传票据（图8），确认无误后点击“确定”，系统将自动汇总票据金额及根据票面信息预填出差日期和出差地，如与实际不符可自行修改。确认无误后，点击保存行程（图9），此处可以按需选择“继续编辑”补充交通票据，或点击提交进入下一步。
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| 图7 |
图8 |
（四）确认行程、补贴及费用明细
7. 阅读并确认报销注意事项（图10）。请按系统提示认真阅读有关事项后确认。
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| 图9 |
图10 |
8. 查看补贴自动计算结果（图11）。系统将根据填报信息自动测算伙食补助、交通补助等金额，提交前请认真核对。
9. 据实添加住宿费及其他费用（图12）。如需报销住宿费或其他费用，点击“添加住宿费”“添加其他费用”后据实补充；如需调整补贴金额，请按页面提示结合实际情况修改并保存。
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| 图11 |
图12 |
10. 上传住宿费发票（图13）。按系统提示上传住宿发票，确保住宿日期、地点与本次行程相匹配。
11. 按需上传其他附件，确认无误点击“下一步”（图14）。将出差审批表、会议通知或培训文件等材料按需上传，核对无误后进入支付方式设置。
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| 图13 |
图14 |
（五）报销入账方式
12. 确认审批情形并选择报销入账方式（图15）。
进入页面后，请先根据经费项目负责人及出行人员的任职情况，据实选择。当出行人员包含经费项目负责人时，选择“是”。该项将影响后续审批流程，请务必认真核对。
随后，在“支付方式”页面填写报销入账信息。系统支持对公转账、网银对私等方式；如需汇至公务卡，请选择“网银对私（校内）”，并在“卡类型”处选择“公务卡”。
13. 提交审批（图16）。
如出行人员包含经费项目负责人，则需在此界面“一级审批人”处自行补充审批人。具体规则如下：
（1）出行人员含经费项目负责人本人的，无论金额大小，均需由二级部门负责人审批；
（2）经费项目负责人同时为二级学院院长（书记）的，应选择同学院书记（院长）作为审批人；
（3）经费项目负责人同时为职能部门主要负责人的，应选择同部门副职干部作为审批人。
确认填报信息、票据信息、附件材料、审批人员和支付信息均无误后，点击“提交”，单据将进入线上审批流程。
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| 图15 |
图16 |
（六）完成线上审批及退回修改
14. 按规定完成逐级线上审批（图17）。提交后，单据进入线上审批流程，请经办人及时关注审批状态，并提醒相关审批人按规定完成审批。
15. 审批人进入审批系统办理（图18）。线上审批入口路径为：财务系统—左侧“审批系统”。
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| 图17 |
图18 |
16. 如审批不通过或被财务人员退回，修改后可再次提交（图19-图20）。进入我的单据-挂起单据或制单失败单据中，找到对应单据，按返回意见修改完善后再次提交即可。
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| 图19 |
图20 |
四、办理进度查询
报销人可通过财务系统-右侧单据物流跟踪查看单据流转状态和处理进度。对被退回的单据，请及时按照系统提示和退回意见补充完善材料，以免影响办理时效。
